Al vele jaren is Power Bi een populaire keuze voor het delen van gegevens en het geeft de gebruikers de mogelijkheid om hun eigen analyse te doen. Hoewel het een geweldig product is voor gebruikers, behoort het onderhouden en uitbreiden meestal tot de taak van de IT-afdeling of externe consultants. Datasets in de Power BI-service zijn in feite tabelblokjes. Ze zijn gemaakt tijdens het modelleren van gegevens in Power BI-desktop.

De flexibiliteit en gebruikersvriendelijkheid van de POWER BI connector maakt het handhaven van het model gemakkelijker. Het is precies vanwege deze gebruikersvriendelijkheid dat vele anderen, naast de IT-afdeling, nu ook in staat zijn om datasets te creëren. Dit maakt gegevensbestuur een uitdagende baan. Elk voordeel heeft zijn nadeel.

Datasets uitbreiden

Wat kan gebeuren is dat de IT-afdeling het gebruik van datasets beperkt. Dit zorgt voor het verwijderen van de mogelijkheid voor bedrijfsgebruikers om de analyse te maken en uit te breiden. De volgende vraag rijst: hoe kun je gegevensbeheer en beveiliging onderhouden met een self-service bi-tool zoals Power BI?

Eén van de antwoorden is het delen van datasets over werkruimtes. Om te zorgen voor het gegevensbeheer kun je een dataset delen zonder de mogelijkheid om de dataset te bewerken. Gebruikers kunnen nog steeds hun eigen rapporten maken en maatregelen creëren. 

Natuurlijk riskeert het verwijderen van zaken uit deze dataset het voortbouwen en moet het met zorg worden behandeld. Met de knop “Bekijken Gerelateerde” kun je precies zien welke dashboards en rapporten afhankelijk zijn van de geselecteerde dataset. 

Grote voordelen

Helaas toont het niet in welke werkruimtes deze verblijven, maar het is te hopen dat Microsoft deze informatie beschikbaar zal maken in een toekomstige update. Toch zijn de voordelen van het delen van datasets op deze manier niet gering.

De wijzigingen in de ene dataset zorgt voor updates voor alle andere rapporten en de beveiliging wordt gemakkelijk geconfigureerd op werkruimte en datasetniveau.

Deze twee voordelen zorgen ervoor dat de taken die gerelateerd zijn aan gegevensbeheer gemakkelijker kunnen worden uitgevoerd.

Beveiliging in gedeelde datasets

Datasets delen geeft gebruikers de mogelijkheid om nieuwe rapporten te maken over gevalideerde en goedgekeurde gegevensmodellen. Dit zal je tijd besparen en fouten minimaliseren bij het bouwen van nieuwe rapporten. 

Bovendien, met de Row Level Security (RLS) ingeschakeld in de dataset kan diezelfde dataset worden gebruikt voor verschillende afdelingen, groepen of individuen. Financiële gegevens kunnen bijvoorbeeld alleen zichtbaar worden gemaakt voor de financiële afdeling, zodat andere afdelingen alleen zien wat ze in dezelfde dataset moeten zien.

De combinatie van RLS en dataset-delen tussen werkruimten maakt dat data beheer en beveiliging een stuk eenvoudiger worden wanneer het op één locatie wordt uitgevoerd. Het hergebruik van dezelfde dataset in meerdere rapporten geeft je maar één bron om te beveiligen te  handhaven.

Moderne werkruimten

In moderne werkruimten wordt gebruik gemaakt van Power Bi exact online. In tegenstelling tot klassieke werkruimten worden moderne werkruimten alleen gebruikt binnen Power BI. Deze werkruimten zijn niet gebaseerd op de creatie van een Office 365-groep. Je kunt echter een Office 365-groep toegang geven tot een moderne werkruimte en de inhoud ervan.